1. Đối với cá nhân:

Bước 1:  Cá nhân muốn được cấp bản sao từ sổ gốc phải hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định của pháp luật.

Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình:

- Giấy CMND hoặc Hộ khẩu, Hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác.

- Văn bản, giấy tờ đã được UBND cấp xã trước đây đã cấp. Nếu trường hợp không có thì người yêu cầu phải cung cấp thông tin.

Đối với trường hợp người yêu cầu không phải người được cấp bản sao thì phải có giấy ủy quyền hoặc giấy tờ chứng minh là người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ bộ gốc.

     Công dân nêu nêu rõ ý định muốn cấp loại bản sao gì, số lượng bao nhiêu bản, kèm bản chính hoặc bản sao loại đó đã được cấp trước đây (nếu không có thì nêu rõ các giấy tờ đó đã được cấp năm nào).

 Bước 2: Nộp hồ sơ và xuất trình Giấy chứng minh nhân dân tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã.

   Bước 3: Trong ngày làm việc, kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ hoặc 03 ngày làm việc (đối với trường hợp cần xác minh) công dân phải có mặt  tại Bộ phận tiếp và trả kết quả của UBND cấp xã để nhận kết quả.

 2. Đối với cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

Bước 1: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ, nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể một lần, đầy đủ để người nộp bổ sung, hoàn chỉnh.

Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì tiến hành xem xét, kiểm tra tính hợp pháp của việc yêu cầu cấp bản sao, đối chiếu với sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu. Nội dung bản sao phải đúng với nội dung đã ghi trong sổ gốc

Đối với trường hợp người yêu cầu không có văn bản, giấy tờ đã cấp trước đây, thì ghi giấy hẹn giao cho đương sự.

        Thời gian tiếp nhận:

       Vào các ngày trong tuần từ thứ 2 đến sáng thứ 7 (trừ chủ nhật và các ngày lễ)

             Sáng: Từ 07 giờ 30 đến 11 giờ

             Chiều: Từ 14 giờ đến 16 giờ 30.

Bước 2: Cán bộ tư pháp - hộ tịch xem xét, thụ lý hồ sơ,

Sau khi lục sổ gốc lưu tại UBND cấp xã , nếu có thì cán bộ Tư pháp - hộ tịch trình Chủ tịch UBND cấp xã xem xét, quyết định và cấp cho đương sự bản sao theo yêu cầu.

Trường hợp không có thì trả lời cho đương sự biết.

        Bước 3: Trả kết quả

+ Thời gian trả kết quả:

Vào các ngày trong tuần từ thứ 2 đến sáng thứ 7 (trừ chủ nhật và các ngày lễ)

Sáng: Từ 07 giờ 30 đến 11 giờ.