Bộ phận TN&TKQ hiện đại của UBND phường Hương Xuân đặt tại trụ sở UBND phường; được trang bị hiện đại và áp dụng phần mềm điện tử, được kết nối liên thông với Trung tâm hành chính công thị xã trong hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC cho cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường, Chủ tịch UBND phường. Bộ phận TN&TKQ hiện đại có nhiệm vụ niêm yết công khai, kịp thời, đầy đủ, thường xuyên, rõ ràng các quy định TTHC bằng văn bản giấy và trên màn hình điện tử; thực hiện quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC thuộc thẩm quyền theo quy định; theo dõi, giám sát, đôn đốc các bộ phận, công chức chuyên môn và các cơ quan liên quan trong giải quyết TTHC đảm bảo tiến độ và thời gian theo quy định; tiếp nhận, giải quyết, tổng hợp báo cáo cơ quan có thẩm quyền những phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức đối với những nội dung liên quan đến việc giải quyết TTHC; quản lý tài sản, cơ sở vật chất, kỹ thuật; tổ chức vận hành, đề xuất nâng cấp cơ sở vật chất, phần mềm; công tác an ninh mạng; đề xuất việc đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ, giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức; thực hiện nhiệm vụ thông tin, báo cáo và các nhiệm vụ khác do lãnh đạo cơ quan, đơn vị giao.

Đội ngũ công chức làm việc tại bộ phận TN&TKQ hiện đại

Để đi vào vận hành đạt kết quả cao, UBND phường đã trang cấp mới cho bộ phận 04 máy vi tính để bàn, 01 kiốt tra cứu thông tin, 01 bộ thiết bị máy quét và thiết bị đọc mã vạch, 01 màn hình hiển thị thông tin, 02 camera giám sát và 01 máy in, đồng thời đã đưa vào sử dụng thống nhất phần mềm xử lý dịch vụ công tập trung tỉnh Thừa Thiên Huế trong việc tiếp nhận, xử lý và trả kết quả tại Bộ phận TN&TKQ; thực hiện các phần mềm dùng chung nhằm phục vụ điều hành tác nghiệp và các hoạt động của Bộ phận TN&TKQ. Về nhân lực, UBND phường đã bố trí 06 chức danh, gồm: 02 Văn phòng - thống kê, 01 Tư pháp - hộ tịch, 01 Văn hóa - xã hội, 02 Địa chính - xây dựng – đô thị và môi trường. Trưởng bộ phận TN&TKQ hiện đại do Chủ tịch UBND phường đảm nhận, trực tiếp chỉ đạo các công chức chuyên môn hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ của tất cả các lĩnh vực, TTHC thuộc thẩm quyền của UBND, Chủ tịch UBND cấp phường. Bên cạnh đó để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ được giao, Ủy ban nhân dân phường đã ban hành quyết định về Quy chế tổ chức và hoạt động Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại, đồng thời đã xây dựng quy trình chung về tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả tại bộ phận.

Công dân tra cứu thông tin

Để đảm bảo Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hiện đại đi vào hoạt động thông suốt, hiệu quả, theo đúng lưu đồ, quy trình đã được xây dựng, UBND phường đã chỉ đạo các công chức triển khai thử nghiệm hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hiện đại phường kể từ ngày 24/7/2018 cho đến nay và sẽ đưa vào hoạt động chính thức trong thời gian tiếp theo. Theo đó, các công chức thực hiện song song việc tiếp nhận, giao trả và xử lý công việc trên phần mềm xử lý dịch vụ công tập trung và tiếp nhận thủ công nhằm phát hiện và khắc phục các lỗi của phần mềm mới trước khi đưa vào sử dụng chính thức. Quá trình vận hành thử nghiệm, UBND phường đã trực tiếp liên hệ với Ban giám sát dịch vụ công, Trung tâm Hành chính công thị xã để đề nghị hướng dẫn thêm và liên hệ trực tiếp với Trung tâm CNTT – Sở TT&TT tỉnh khắc phục kịp thời. Tính từ ngày triển khai hoạt động đến nay, bộ phận đã tiếp nhận, giải quyết, số hóa 228 hồ sơ, trong đó đã giải quyết trước hạn, đúng hạn 222 hồ sơ và đang thụ lý giải quyết trong hạn 06 hồ sơ thuộc hồ sơ liên thông với Trung tâm hành chính công thị xã.

Với việc triển khai bộ phận TN&TKQ hiện đại của phường Hương Xuân là giải pháp hiệu quả góp phần nâng cao năng lực, ý thức chấp hành kỷ luật, kỷ cương hành chính của đội ngũ cán bộ, công chức. Tại bộ phận TN&TKQ hiện đại, tình trạng chậm trễ hồ sơ được khắc phục, vì đội ngũ công chức phải tuân thủ các bước, quy trình qua phần mềm máy vi tính có kết nối internet. Đặc biệt, thông qua quy trình một cửa liên thông; kết nối camera tại bộ phận TN&TKQ hiện đại của phường với Trung tâm Hành chính công thị xã và lãnh đạo thị xã đã giúp công tác giám sát tiến độ giải quyết công việc và thái độ phục vụ nhân dân của đội ngũ cán bộ, công chức tại phường một cách chặt chẽ. Theo đánh giá của lãnh đạo phường, cơ bản đội ngũ cán bộ, công chức đã thực hiện và chấp hành nghiêm túc quy chế làm việc, quy trình thời gian giải quyết công việc. Với mô hình giải quyết thủ tục hành chính hiện đại này, giữa cán bộ, công chức nhà nước và công dân đến giải quyết thủ tục có sự tương tác thuận lợi và gần gũi hơn. Bên cạnh đó, với thiết bị hiện đại, tra cứu thông tin hiện đại, giúp việc giải quyết hồ sơ được thuận lợi, nhanh chóng, đáp ứng tâm tư, nguyện vọng của công dân, tổ chức...